Przygotowanie efektywnego spotkania konferencyjnego wymaga podjęcia wielu, czasem żmudnych logistycznie zadań do wykonania. Jedną z bardzo ważnych decyzji jest wybranie dogodnego lokum, w którym zostaną zorganizowane różnego rodzaju spotkania biznesowe. Kurorty zlokalizowane nad Bałtykiem posiadają wiele atutów, i nie są nim tylko atrakcyjne widoki na morze. Na co warto zwrócić uwagę?
Doskonała lokalizacja
Jeżeli uczestnicy konferencji będą dojeżdżali z różnych rejonów Polski, na pewno trzeba zwrócić uwagę na dogodną infrastrukturę. Dobrze, aby wybrany hotel posiadał doskonałe połączenie kolejowe bądź własny, strzeżony parking. Dodatkowym atutem jest jego położenie blisko plaży i morza, co stanowi dodatkową atrakcję dla osób przyjeżdżających z głębi kraju, które pragną połączyć wytężoną pracę z efektywnym odpoczynkiem.
Profesjonalne wyposażenie hotelu
W zależności od rodzaju organizowanej konferencji warto sprawdzić, czy wybrany hotel posiada odpowiednie zaplecze techniczno-multimedialne. Jeśli spotkanie ma być kameralne, wystarczy niewielka przestrzeń, jednak przy dużych, wieloosobowych naradach można wykorzystać największą salę, o powierzchni nawet 800 m2, którą w razie potrzeby można podzielić na mniejsze pokoje – przykładowo do celów warsztatowych. Warto upewnić się, że cały budynek jest wyposażony w sprawny zasięg Wi-Fi,, który może się okazać niezbędny przy organizacji e-konferencji. Hotel powinien także zadbać o doskonałe nagłośnienie, a na życzenie organizatora również o dostęp do dodatkowych narzędzi wykorzystywanych podczas prezentacji, w postaci cyfrowych wskaźników, wysokiej jakości projektorów, telewizji, DVD lub mikrofonu. Podczas prac w małych grupach można skorzystać z flipchartów, które doskonale porządkują przebieg pracy zespołowej. Każda firma posiada swoje strategie i rodzaj preferowanej komunikacji, jednak opłacalne jest znalezienie hotelu, który posiada sale o różnym układzie stolików oraz krzeseł. Jeżeli konferencja ma mieć charakter frontalny, wskazany jest wybór wówczas sali o ułożeniu teatralnym albo szkolnym. Jeśli ma sprzyjać wzajemnej dyskusji, efektywna będzie sala ze stołami ułożonymi w kształcie litery U.
Wykwalifikowana kadra
Organizacja tak dużego przedsięwzięcia wymaga kompetentnej kadry, dbającej o sprawny przebieg informacji. Warto zwrócić uwagę, czy wybrany kurort nadmorski oferuję stałą współpracę z koordynatorem, który będzie w pełni odpowiedzialny za zarządzanie konferencją. Powinna to być osoba, która rozwiążą kłopot, związany z wynajem sali oraz obsługą niezbędnego sprzętu konferencyjnego. Ponadto dobrze, aby mogła pomóc przy organizacji zakwaterowania, skorzystania z cateringu oraz wszelkich innych atrakcji hotelowych, typu spa & fitness.
Sprawne łączenie pracy z relaksem
Wytężony wysiłek wymaga zbilansowania, w postaci aktywnego wypoczynku na świeżym powietrzu, albo atrakcyjnej formy relaksu. Warto zwrócić uwagę, jakiego rodzaju usługi oferuje wybrany hotel na konferencje, które będą mogły być cały czas dostępne dla uczestników trwającego spotkania konferencyjnego. Jeżeli wydarzenie ma miejsce w sezonie letnim, warto zainteresować się hotelem nie tylko znajdującym się blisko plaży i morza, ale również posiadającym wypożyczalnię sprzętu rowerowego czy mieszczącym się w pobliżu atrakcyjnych szlaków, przeznaczonych do pieszych, turystycznych wędrówek. W przypadku złych warunków pogodowych ważną kwestią będzie dostępność do siłowni, sauny oraz basenu. Podczas integracji firmowej doskonale może się sprawdzić wspólna rywalizacja na kortach tenisowych lub podczas gry w bowling. Oczywiście nie powinno również zabraknąć przestrzeni na zorganizowanie pokazów tanecznych, skorzystania z usług lobby baru. Wszystkie tego typu udogodnienia z pewnością umilą czas oraz zachęcą do kreatywnej dyskusji.